荷兰报销费用的发票常见的5个错误
当个人公司或者 BV 给另外一个公司提供服务时候，有些费用是可以让客户公司给报销的，这些费用同时列在提供服务/产品的发票清单上。
比如公共交通费用、出租车费用、汽车公里数、酒店，食品和饮料，或运输成本等，都属于可以向客户要求报销的；有时，为了客户的需求，需要购买较贵的设备（例如，网络服务器或者软件许可等）也需要一定的花费，这些费用是可以向客户公司报销的。
报销收费的增值税的几个错误
假设您的发票中包含向客户提供的实际服务的金额和一个或多个用于额外报销费用的金额。下面列出报销费用的发票中的增值税 (BTW) 最常见的5个错误：
- 您正确计算所提供服务的增值税，将适用于该服务的百分比计算在你提供的服务上，但您不对需要报销的费用来收取增值税。这样做在税法上是不正确的，您有可能获得税务局的罚款。
- 您正确计算所提供服务的增值税，并且您可以根据所花费费用原始账单上的增值税百分比来计算收费费用的增值税，例如餐饮费用的9%。这样做在税法上是不正确的，您有可能获得税务局的罚款。
- 您正确计算所提供服务的增值税，并且您使用相同的增值税百分比来计算收费费用的增值税，收费费用包含增值税的价格，比如 100 欧的物品再加上 21% 的 BTW，一共 121 欧，在 121 欧的基础上再使用所提供服务的增值税税率。在税法上，这没有问题；但是您所支付的增值税，可以从向税务局退回。这样，您就相当于会向客户收取过多的费用。实际上，您会退回两次增值税：一次是从税务局，一次是从客户。
- 您正确计算所提供服务的增值税，并且您还可以使用相同的 BTW 百分比来计算收费费用的增值税，收费费用不包含增值税的价格，比如 100 欧的不含税的物品您支付了 121 欧，但您在 100 欧的基础上使用所提供服务的增值税税率。在税法上，这没有问题；但有时候您在支付的发票上被收取的增值税，税务局有可能不会退回。例如，酒店业的饮食费用或在国外支付的增值税。假如这样做的话，您在税务上是吃亏的。
- 您将原始收据与发票一起寄给客户。这样的话，您可能会遇到税务审核方面的问题，您无法对您业务上的费用和应交增值税来进行说明，因为原始发票或者收据已经不在您这里。
正确处理要报销费用的增值税
迪杉税务咨询为我们客户提供以下解决的方法，
- 首先，费用是正常的业务费用：您正确将费用记账，将发票或收据保存在账目中，并向税务局索回已付费用的增值税（如果允许的话）。
- 您在发票上将不包括增值税的税前费用给客户列出，税务上这是您公司正常营业额的一部分。如果您无法退还已扣费用的增值税，请在发票上列出包括增值税的费用。
- 在所有发票金额（包括服务费用和支出）中，您将使用适用于服务的增值税税率（通常为 21%）。
- 您将发票和收据副本发送给客户，以证明所收取费用的合理性。原始收据或发票仍保留在您的记录中。毕竟，您必须能够向税务局证明这是您的业务花费。
使用这些规则，您可以避免税务局的罚款。
假如对增值税方面还是有疑问的话，欢迎联系荷兰迪杉税务咨询。